12 ربیع‌الاول 1443

تاریخ انتشار : ۱۳۹۵/۰۸/۱۶ ۰۱:۰۵:۰۰
کد مطلب:  p4zd6HG9
شاطریان در گردهمایی روسای کمیته های مستندسازی استان:
ابلاغیه های اداری در همه سطوح صرفا با مجوز کمیته مستندسازی معتبر است

معاون آموزش ابتدایی استان آذربایجان شرقی با بیان اینکه همه ابلاغیه های ارسالی در همه سطوح صرفا با مجوز کمیته مستندسازی معتبر است، گفت: ابلاغیه های بدون مجوز و طرح رده بندی ضمانت اجرایی ندارد و لازم است به مقامات بالا گزارش شود.

به گزارش اداره اطلاع رسانی و روابط عمومی اداره کل آموزش و پرورش استان آذربایجان شرقی، گردهمایی روسای کمیته های مستندسازی نواحی و مناطق آموزش و پرورش استان آذربایجان شرقی صبح امروز در باشگاه فرهنگیان تبریز برگزار شد.

محمد شاطریان هدف از تشکیل این گردهمایی را توجیه و تبیین اهداف، وظایف و ضوابط مقررات کمیته مستندسازی، برنامه ها و انتظارات استان از کمیته های مستندسازی مناطق و نواحی تابعه، شیوه های کاهش ابلاغیه های اداری و تجمیع و انتشار الکترونیکی ابلاغیه های پایدار بیان داشت.

معاون آموزش ابتدایی استان، ایجاد نظم و هماهنگی در صدور بخشنامه های اداری، پیشگیری از تداخل وظایف بین واحدها و رعایت حدود اختیارات، انطباق مفاد ابلاغیه ها با مفاد سند تحول بنیادین و برنامه های توسعه، بهینه سازی هزینه های مالی، اداری و نیروی انسانی و رعایت اصول تفویض اختیار، تمرکز زدایی و افزایش مشارکت در انجام وظایف را مهم ترین اهداف کمیته ها عنوان کرد.

وی بر استفاده از افراد مجرب به عنوان مسئول مستندسازی هر حوزه تاکید کرد و تصریح نمود: این افراد باید آشنا به ماموریت ها و وظایف برنامه ها، اسناد تحول و برنامه های توسعه، دارای مهارت لازم جهت تهیه متون ابلاغیه های اداری و دارای مقبولیت نسبی در بین کارشناسان باشند.

شاطریان متذکر شد: ابلاغیه های استانی صرفا با امضای مدیر کل آموزش و پرورش استان و یا از طرف ایشان و در شهرستان ها با امضای رئیس اداره آموزش و پرورش و یا از طرف ایشان معتبر است.

معاون ابتدایی استان با بیان اینکه همه ابلاغیه های ارسالی در همه سطوح صرفا با مجوز کمیته مستندسازی معتبر است، خاطرنشان شد: ابلاغیه های بدون مجوز و طرح رده بندی ضمانت اجرایی نداشته و رئیس کمیته موظف است نسبت به لغو آن اقدام و مراتب تخلف را به بالاترین مقام دستگاه گزارش نماید.

شاطریان علل زیاد بودن مکاتبات را توجیه و تبیین ناکافی، عدم اعتماد به زیردستان و تمرکزگرایی برشمرد و افزود: وجود برنامه سالانه و تفاهم نامه و قید انتظارات و شاخص ها و هدف گذاری ها یکی از راهکارهای کاهش مکاتبات بیان کرد.

وی در خصوص راهکارهای بعدی ادامه داد: ابلاغیه هایی  به صورت مستندسازی شده صادر می گردد که دارای بار اجرایی، مالی و یا حقوقی باشند، بقیه مکاتبات که بیشتر جنبه یادآوری، تاکید و درخواست گزارشات می باشد از طریق استفاده از فضاهای مجازی مانند FTP و سایت و ... قابل  ارسال و پیگیری می باشد.

ایشان در خصوص تجمیع ابلاغیه های پایدار و تقویم زمانبندی اجرایی مربوطه و انتشار نسخه ی الکترونیکی آن  را یکی دیگر از اقدامات مهم و در دست اقدام استان بر شمرد.

معاون مدیر کل تصریح کرد: ابلاغیه هایی که سقف زمانی نداشته و همه ساله قابلیت اجرایی دارد و تنها زمانی ابطال می شود که که لغو آن طی ابلاغیه های جدید اعلام شود بعنوان ابلاغیه های پایدار تعریف می شوند.

شاطریان متذکر شد: توجیح و تبیین  موضوع مستندسازی ابلاغیه ها در شورای معاونین و شورای اداری، تشکیل جلسات توجیهی برای مسئولان مستندسازی هر حوزه، دعوت از معاونین اداره و مسئولین شعبات اداره به جلسه کمیته و توجیح مسئول دبیرخانه اداره در این خصوص لازم و ضروری است.

 

 

به اشتراک بگذارید :